Regnskap

Regnskapet skal formidle økonomisk informasjon til leseren, og er et viktig verktøy for den økonomiske styringen i et foretak. Regnskapet vil være et hjelpemiddel som gir deg oversikt over hva du tjener, hva som forbrukes av innsatsfaktorer, hva du eier og hva du skylder. Balansen vil gi en oversikt over den økonomiske stillingen ved avslutningen av en regnskapsperiode, mens resultatregnskapet viser den økonomiske utviklingen for den samme perioden.

Kan jeg føre regnskapet selv?

Ja, det kan du, men kan du nok til å gjøre det? Hvis ikke så bør du absolutt skaffe deg en regnskapsfører som kan sakene, og så kan du bruke din tid på det du er god til. Det er satt krav til regnskapssystemet og til formen på dokumentasjonen/ bokføringen.

Les mer: i regnskapsguiden hos Altinn

Hva er bokføringsplikt?

Bokføringsplikt innebærer plikt til å føre regnskap etter reglene i bokføringsloven og bokføringsforskriften. Plikten omfatter løpende bokføring, dokumentasjon, spesifikasjon og oppbevaring av regnskapsopplysninger.
Kravet om å føre et regnskap er satt for at du skal kunne levere og dokumentere de oppgavene myndighetene trenger, blant annet til skatte- og avgiftsbehandling.

Hvem er bokføringspliktig?

Alle som leverer næringsoppgave og/eller omsetningsoppgave for merverdiavgift, har bokføringsplikt. Alle som er regnskapspliktige etter regnskapsloven, er også bokføringspliktige

Hva er regnskapsplikt?

Regnskapslovgivningen i Norge benytter to begrep for å belyse at regnskapsplikten er differensiert, avhengig av organisasjonsform. Et foretak er enten kun bokføringspliktig, eller bokførings- og regnskapspliktig. De selskap som er «bare bokføringspliktige», har ikke plikt til å utarbeide årsregnskap. Regnskapspliktige selskap, derimot, har en plikt til å utarbeide årsregnskap som minst består av resultat, balanse og noter samt årsberetning. Denne regnskapsinformasjonen skal være offentlig tilgjengelig. Regnskapspliktige har i tillegg alltid bokføringsplikt. Selskap som faller innenfor lovens definisjon av små foretak, kan imidlertid forholde seg til forenklede regnskapsregler, se God regnskapsskikk for små foretak – NRS 8. Små foretak slipper bl.a. å utarbeide kontantoppstilling.

Selv om det ikke er drift i enheten/virksomheten består regnskapsplikten helt frem til den er formelt avviklet. Dette betyr at det må sendes inn årsregnskap og årsberetning for å unngå forsinkelsesgebyr til Brønnøysundregistrene.

Selv om en del selskaper og næringsdrivende ikke plikter å lage årsregnskap og årsberetning, må de likevel oppfylle kravene til bokføring og dokumentasjon. Bokføringen danner grunnlag for oppgaver til myndighetene, for eksempel omsetningsoppgave og næringsoppgave.

Hvem er regnskapspliktig?

Det er organisasjonsformen samt størrelsen på virksomheten din som avgjør om du er regnskapspliktig.

Følgende virksomheter har regnskapsplikt:

  • Alle aksjeselskaper (AS) og allmennaksjeselskap (ASA)

Ansvarlige selskaper (ANS/DA) og andre deltakerlignende selskaper som oppfyller ett av følgende kriterier:

  • Fra og med 5 millioner i salgsinntekt
  • Gjennomsnittlig antall ansatte mer enn 5 årsverk
  • Antall deltakere flere enn 5, eller noen av deltakerne er juridisk person med begrenset ansvar
  • Enhver som driver enkeltpersonforetak og som i året samlet har hatt eiendeler med verdi over 20 millioner kroner eller et gjennomsnittlig antall ansatte høyere enn 20 årsverk
  • Samvirkeforetak og økonomiske foreninger med salgsinntekter over 2 millioner.
  • Andre foreninger som i året har hatt eiendeler med verdi over 20 millioner kroner eller et gjennomsnittlig antall ansatte høyere enn 20 årsverk
  • Borettslag, boligbyggelag og eierseksjonssameier med et visst antall seksjoner (jf. eierseksjonsloven § 44)
  • Stiftelser
  • Andre som etter særskilt bestemmelse i eller i medhold av lov har regnskapsplikt
  • Utenlandsk foretak som utøver eller deltar i virksomhet her i riket eller på norsk kontinentalsokkel, og som er skattepliktig til Norge etter norsk intern lovgivning.

Hvem har Revisjonsplikt?

Revisjon er en kontroll og gransking av regnskaper, foretatt av en kvalifisert person som er uavhengig av den som kontrolleres. Både kvalifikasjonskravene og uavhengigheten går tydelig fram av revisorloven. Hovedregelen er at alle med regnskapsplikt etter regnskapsloven også har revisjonsplikt.

Enkelte regnskapspliktige enheter er imidlertid fritatt fra revisjonsplikten, jf. revisorloven § 2-1. Dette gjelder regnskapspliktige som har samlede driftsinntekter på mindre enn 5 millioner kroner. Viser årsregnskapet driftsinntekter som overstiger beløpsgrensen, inntrer revisjonsplikten for det etterfølgende regnskapsåret.

Fritaket for revisjonsplikt som nevnt ovenfor gjelder ikke for:

  • aksjeselskap og allmennaksjeselskaper
  • ansvarlige selskap der antallet deltakere overstiger fem
  • kommandittselskap hvor komplementaren er en juridisk person hvor ikke noen av deltakerne har personlig ansvar for forpliktelsene, udelt eller for deler som til sammen utgjør den juridiske personens samlede forpliktelser, og selskapet har balansesum høyere enn 20 millioner kroner eller gjennomsnittlig antall ansatte høyere enn ti årsverk.
  • ansvarlige selskaper hvor samtlige deltakere er juridiske personer hvor ikke noen av deltakerne har personlig ansvar for forpliktelsene, udelt eller for deler som til sammen utgjør den juridiske personens samlede forpliktelser, og det ansvarlige selskapet har balansesum høyere enn 20 millioner kroner eller gjennomsnittlig antall ansatte høyere enn ti årsverk
  • stiftelser

Fra 1.5.2011 kan enkelte aksjeselskap velge bort revisjon.

For å velge bort revisjon må følgende vilkår være oppfylt:

  • Driftsinntektene er under 5 mill. kroner
  • Balansesummen er under 20 mill. kroner
  • Gjennomsnittlig antall ansatte ikke overstiger 10 årsverk.

Hvilke krav er det til bilag i regnskapet?

Med bilag menes dokumentasjon av transaksjoner, f.eks. en faktura eller et betalingsbilag. Bokføringsloven bruker ikke begrepet bilag, men dokumentasjon. I praksis brukes disse begrepene om hverandre. Regnskapsbilagene skal dokumentere de ulike postene i regnskapet, og det er derfor viktig at de er korrekt både i format og innhold. Med bilag menes her f.eks. en utgående eller inngående faktura eller et betalingsbilag. Bilagene kan være i papirform eller i elektronisk format.

Loven stiller bestemte krav til de bilagene som er utgangspunktet for postering i regnskapet. Oppfyllelse av formalkravene bokføringsreglene stiller, er viktig, bl.a. for å kunne dokumentere fradrag for kostnader og inngående merverdiavgift. Det er derfor viktig å forsikre seg om at bilagene oppfyller lovens krav.

Bokføringsloven skiller mellom primærdokumentasjon og sekundærdokumentasjon. Primærdokumentasjonen benyttes som grunnlag i bokføringen, mens sekundærdokumentasjonen vil være et supplement til denne. Et typisk eksempel på primærdokumentasjon er en faktura. En avtale av betydning for virksomheten er eksempel på sekundærdokumentasjon. I visse tilfeller vil dokumentasjon man vanligvis anser som sekundær, rykke opp til primær. Slike tilfeller kan oppstå dersom en næringsdrivende sender en utgående faktura med teksten «salg iht. avtale». Den nevnte avtalen skal da oppbevares som et underbilag til fakturaen.

Bilagene skal videre være systematisert på en måte som gjør det mulig å kontrollere at regnskapet er fullstendig. Bokføringslovgivningen forutsetter som utgangspunkt at bilagene skal være fortløpende nummerert, dvs. i stigende nummerrekkefølge. Det kan imidlertid brukes egne nummerserier for ulike bilagstyper dersom det er hensiktsmessig.

Hva skal stå på salgsdokumentene?

Den delen av forretningsdokumentene som er knyttet til omsetning av varer og tjenester kalles salgsdokumenter. Det dreier seg om fakturaer, notaer, regninger og kvitteringer som selgeren utsteder, og om sluttsedler og avregningssedler. Bokføringsloven stiller strenge krav til hvordan et slikt dokument skal se ut. Når du har solgt en vare skal det alltid utarbeides et slik dokument for å dokumentere at et salg har skjedd. Både kunden og du trenger denne dokumentasjonen.

Dette er minimumskravene til innhold i salgsdokumentene dine:

  • Dato for utstedelse av dokumentasjonen
  • Nummer som tildeles maskinelt eller er forhåndstrykt
  • Selgers navn og organisasjonsnummer, ev. etterfulgt av bokstavene MVA dersom virksomheten er registrert i Merverdiavgiftsregisteret.
  • Kjøpers navn, adresse eller organisasjonsnummer (her er det en del unntak når det gjelder kontantsalg)
  • En klar beskrivelse av varen eller tjenesten
  • Kvantum eller omfang av det som er levert eller ytet
  • Tidspunkt og sted for levering av ytelsen
  • Vederlag og betalingsforfall
  • Eventuell merverdiavgift og andre avgifter. Merverdiavgift skal angis i norske kroner.

Aksjeselskaper, allmennaksjeselskaper og filialer av utenlandske selskaper må i tillegg ta med ordet «Foretaksregisteret» i tilknytning til nummeret for å markere at de er registrert i Foretaksregisteret.

Hvis noen av varene/tjenestene er avgiftsfrie etter unntaksregler i MVA-loven eller kommer utenfor MVA-loven skal hver av disse kategoriene angis og summeres for seg i salgsdokumentet. Også ytelser med ulik MVA-sats skal framgå hver for seg.

Ved kontant betaling til detaljist behøver ikke selgeren angi kjøper i salgsdokumentet hvis verdien er under 40 000 kroner. Hvis varen/tjenesten skal selges videre eller inngå direkte i kjøperens vare- eller tjenesteleveranser, skal kjøper være angitt i salgsdokumentet uansett pris.

Hvis du er en bokføringspliktig kjøper må du selv sørge for at dokumentasjonskravene er oppfylt, og be om at virksomhetens navn blir angitt på ditt dokument (kjøpsdokumentet) hvis kontantbeløpet er på 1 000 kroner eller mer inkl MVA. Du må også selv, uansett beløp, påføre formålet med kjøpet eller bruksområdet for varene eller tjenestene når kjøpers navn ikke er angitt.

I den utstrekning nødvendig informasjon ikke fremgår av salgsfakturaen, for eksempel ved at fakturaen henviser til varespesifikasjon i underdokumentasjon som avtaler, pakksedler, ordresedler, følgeskriv e.l., må denne underdokumentasjonen heftes ved fakturaen. Eventuelt at det er en gjensidig henvisning mellom fakturaen og underdokumentasjonen. En faktura skal utstedes i minst to eksemplarer, hvor det ene skal oppbevares av selger. Salgsdokumentasjonen skal oppbevares hos både selger og kjøper i minst 10 år.

Hvordan skal purring og inkasso gjennomføres?

Dersom kunden ikke betaler en faktura innen fastsatt frist, kan man sende en purring eller et inkassovarsel. Det er viktig å ha gode rutiner for innkreving av utestående fordringer. Det hjelper ikke hvor mye vi klarer å selge, hvis vi ikke mottar betaling fra kunden. Samtidig er det greit å vite kundens rettigheter i forbindelse med purringer.

Les mer på Altinns sider om hva som er gjeldende regler for purring , inkasso og muligheter til å legge gebyr og forsinkelsesrenter på slik oppfølging.

Blant annet kan du også regne forsinkelsesrente. Finansdepartementet har en egen nettside til hjelp for dette.